Während es früher oftmals eher eindeutige Arbeitsverhältnisse gab – Arbeitnehmer und Arbeitgeber – gibt es heute zahlreiche Arbeitsmodelle. Immer mehr Menschen arbeiten als Freelancer oder als freie Mitarbeiter und sind somit rechtlich von Arbeitnehmern zu unterscheiden. Wir zeigen euch, worin sich die Arbeit als freier Mitarbeiter und als Arbeitnehmer unterscheidet und worauf ihr achten müsst, wenn ihr einen Freelancer anstellt. 

Was kennzeichnet einen freien Mitarbeiter bzw. Freelancer aus?

Grundsätzlich unterscheiden sich freie Mitarbeiter von Angestellten darin, dass sie mit dem Arbeitgeber keinen festen Arbeitsvertrag haben, sondern auf Abruf bzw. Stundenbasis arbeiten. Freie Mitarbeiter und Freelancer arbeiten selbstständig für ein bestimmtes Projekt oder Aufgabenbereich und sind frei von Weisungen. Sie zahlen keine Sozialversicherungsbeiträge an die Rentenkasse und sie sind nicht in die Betriebsorganisation des Auftraggebers eingebunden. Teilweise werden Werks- oder Dienstverträge geschlossen, um die freie Beauftragung in einen vertraglichen Rahmen zu bringen. Insbesondere im Online-Bereich wird immer häufiger auf Freelancer für bestimmte Projekte zurückgegriffen: Eine Grafik muss erstellt werden, ein Video soll gedreht werden oder ein Social Media Account gemanaged? Meist fällt die Wahl auf einen freien Mitarbeiter, da die Projekte oft neu oder ohnehin zeitlich begrenzt sind. Die Zusammenarbeit mit einem Freelancer ist deutlich unverbindlicher als festen Mitarbeiter einzustellen.

Was sind die Vorteile eines Freelancers, gibt es Nachteile?

Für Unternehmer und Arbeitgeber ist die Beauftragung eines Freelancers in der Regel einfach und vorteilhaft: Man muss für den freien Mitarbeiter kein Urlaubsgeld, keine Sozialabgaben und keine Krankenversicherung bezahlen. Der Mitarbeiter kann ortsungebunden arbeiten, was im Trend und ein Pendant zum Arbeiten im Home Office ist und vielen Mitarbeitern bei der Verwertung ihrer Arbeitskraft entgegen kommt. Falls man die Zusammenarbeit beenden möchte, kann ein Freelancer auch schnell und relativ unaufgeregt innerhalb vereinbarter Kündigungsfristen gekündigt werden, gesetzliche Arbeitnehmerrechte und Kündigungsschutzfristen gelten hier nicht. Das Arbeitsgericht ist in der Regel für Rechtsstreitigkeiten nicht zuständig.

Fallstrick Scheinselbstständigkeit des freien Mitarbeiters

Der Unterschied freie Mitarbeiter und Angestellte ist, dass der freie Mitarbeiter selbstständig Gewerbetreibender ist. Und genau das erweist sich bei Freelancern und freien Mitarbeitern oft als schwierig, wenn der Freelancer oder die freie Mitarbeit sich im Wesentlichen auf einen (großen) Auftraggeber beschränkt und seine Arbeitskraft nicht anderweitig einsetzt bzw. einsetzen kann, weil ein quasi (wirtschaftliches) abhängiges Verhältnis zu einem Auftraggeber besteht. Je nach Umstand und Fall kann die Rentenkasse dann schon mal die Scheinselbstständigkeit feststellen.  Scheinselbstständigkeit liegt in der Regel vor, wenn ein Mitarbeiter als Selbstständiger auftritt, obwohl er von der Art der Tätigkeit zu den abhängig Beschäftigten (Arbeitnehmern) zählt. Ist die Scheinselbstständigkeit erst einmal festgestellt, dann werden Freelancer als Arbeitnehmer qualifiziert und müssen Kranken-, Pflege- Arbeitslosen- und Rentenversicherungsbeiträge nachzahlen. Die Beurteilung der Scheinselbstständigkeit ist Einzelfallentscheidung und hängt von der wirtschaftlichen Lage des freien Mitarbeiters einerseits und der Schutzbedürftigkeit des freien Mitarbeiters andererseits ab. Abzustellen ist demnach auf den Grad der Abhängigkeit von der Betriebsorganisation, auf die Höhe der Arbeitsentgelte der beschäftigten Arbeitnehmer und auf die wirtschaftliche Entscheidungsfreiheit des jeweiligen Mitarbeiters. 

Wie sollte ein Vertrag aussehen?

Mitarbeiter und Auftraggeber können durch schriftliche Vereinbarung festlegen, was Gegenstand und Inhalt des Auftragsverhältnisses ist und damit entscheidend im Vorfeld die Bedingungen der Zusammenarbeit festlegen. Dadurch können juristische Nachteile vermieden werden. Wichtig ist, dass die freie Mitarbeit Gegenstand des Auftrags bleibt und zwar als Dienst- oder Werkvertrag. Folgende Regeln sind zu beachten:

Art und Umfang der Tätigkeit: Dies scheint selbstverständlich, aber die Vereinbarung sollte die Leistungen nennen. 

Vergütung. Die Vergütung für die zu erbringenden Leistungen ist festzulegen.

Aufwendungsersatz. In der Vereinbarung sollte festgelegt werden, wer Fahrt- und Reisekosten trägt

Vertraulichkeit. Es ist sinnvoll, eine Vertraulichkeits- oder Geheimhaltungserklärung in eine Vereinbarung zum Schutz der Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse des Auftraggebers. 

Haftung & Gewährleistung. Haftungsbegrenzungen können für leichte Fahrlässigkeit des Mitarbeiters geschlossen werden.

Konkurrenz. Der Auftragnehmer sollte auch für andere Auftraggeber tätig werden. Allerdings können im Einzelfall auch nachträgliche Wettbewerbsverbote vereinbart werden oder ein Konkurrenzverbot mit dem unmittelbaren Wettbewerber.

Arbeitnehmer- oder Unternehmereigenschaft. Für die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Belange ist auf die Ausgewogenheit zwischen Anbindung an das Unternehmen (höchstpersönliche Arbeitsleistung) einerseits und Unabhängigkeit des Mitarbeiters bei der Ausübung der Tätigkeit (betriebliche Anwesenheit, Verfügung von Betriebsmittel, Weisungsfreiheit) andererseits zu achten.