Du hast Kunden, die nicht bezahlen? Schlimmer noch, ein Kunde bricht die Geschäftsbeziehung zu Dir ganz ab, taucht ab oder (neudeutsch) „ghosted“ dich? Wenn eine bereits erbrachte Dienstleistung oder eine gelieferte Ware nicht bezahlt wird, versprochene Zahlungstermine verstreichen und ein Kunde auf deine Mahnungen nicht reagiert, spätestens dann stellt sich für dich die Frage, wie und ob deine ausstehenden Forderungen noch beglichen werden. Folgende Faktoren solltest Du jetzt berücksichtigen.
Wie ist die Zahlungsmoral des Kunden?
Die Zahlungsmoral der Kunden hat sich stark verschlechtert. Du musst jeder Rechnung mühsam hinterher laufen, häufig mahnen und dem Kunden mit dem Rechtsweg drohen? Viele Auftraggeber verweigern Selbstständigen aus unterschiedlichsten Gründen die pünktliche Bezahlung. Oft ohne rechtlichen Grund. Sie nehmen das auf der Rechnung vermerkte Zahlungsziel weder ernst noch zur Kenntnis. Ein gutes Forderungsmanagement ist wichtig für dein Unternehmen, ausstehende Forderungen müssen abgemahnt und ggf. eingetrieben werden, damit dein Business liquide bleibt und Dir nicht am Ende durch den Zahlungsverzug deiner Kunden die Insolvenz droht.
Wie gehst Du also am besten vor, wenn Du von der um sich greifenden Hinhaltetaktik des Kunden genervt bist? Welche wirksame Maßnahmen solltest Du bei fortgesetztem Zahlungsausfall zur Beschleunigung der Bezahlung veranlassen?
Mahnstufen
Wenn die Zahlungen ausbleiben, dann müssen Mahnungen im rechtlichen Sinne her. In der Praxis haben sich „Mahnstufen“ etabliert.
Zahlungserinnerung
Zunächst brauchst Du – auch als Selbstständiger – eine gute Buchhaltung und ein Mahnwesen für dein Business. Will heißen, Du musst die Zahlungsziele deiner Rechnungen genau im Blick haben. Beim ersten Überschreiten eines Zahlungsziels von mehr als 10 Tagen, kann noch eine freundliche Erinnerung an die offene Rechnung hilfreich sein. Es ist in dieser Stufe ratsam, das Gespräch mit dem Kunden zu suchen (wobei die Zahlungserinnerung rein rechtlich auch bereits zur Mahnung zählt, aber Achtung: Die Bitte um Mitteilung, wann mit der Zahlung gerechnet werden kann, erfüllt diese Voraussetzungen nicht). Evtl. ist eine Rechnung nicht angekommen oder man kann mit dem Kunden einen Zahlungsaufschub vereinbaren, da er für kurze Zeit Liquiditätsprobleme zu überbrücken hat. Diese Gespräche sind sinnvoll, um eine bestehende Kundenbindung nicht vorzeitig zu beschädigen und ggf. das Mahnverfahren zu vermeiden.
Mahnschreiben
Eine Mahnung ist nicht nur die übliche Tonverschärfung vom nonchalanten Hinweis („erlaube ich mir, Sie höflich an die Begleichung meiner Rechnung zu erinnern“) bis hin zur unverhüllten Drohung („sehe ich mich gezwungen, den Rechtsweg einzuschlagen“), sondern setzt auch inhaltlich gesetzlich ein formelles, schriftliches Mahnschreiben voraus. Nur dieses setzt den Kunden nachweislich auch in Verzug mit der Zahlung und löst dabei bestimmte Verzugsfolgen, wie Ansprüche auf Verzugszinsen und/oder Schadensersatzforderungen aus. Als verzugsbegründende Mahnung gilt nach der Rechtsprechung jede eindeutige und bestimmte Aufforderung, mit der der Mahnende unzweifelhaft Zahlung für seine erbrachte Leistung vom Kunden verlangt. Dazu gehören die folgenden Voraussetzungen:
- die Mahnung erfolgt nach dem Datum der Fälligkeit und der Zahlungsverzug wird eindeutig benannt wird.
- Namen und der Anschrift des säumigen Kunden sowie des Mahnenden
- der Forderungsgrund, d.h. der offene Rechnungsbetrag und der fehlende Zahlungseingang müssen angegeben werden.
- Ggf. sollten weitere Details der ursprünglichen Rechnung, wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Kundennummer und das Fälligkeitsdatum enthalten sein.
- Ein konkretes Datum für das neue Zahlungsziel als auch der Hinweis auf den Eintritt des Zahlungsverzugs und den damit einhergehenden Verzugsfolgen sollten nicht fehlen.
Hilft ein Anwaltsinkasso?
Wenn deine Forderung berechtigt ist und deine Möglichkeiten ausgeschöpft sind, weil dein Kunde die Mahnungen weiter ignoriert oder keine zuverlässigen Vereinbarungen im Gespräch getroffen werden oder diese nicht eingehalten werden, hilft dir das Anwaltsinkasso, denn eine Zahlungsaufforderung eines Anwalts hat Wirkung. In einer „3. Mahnstufe“ wird dann nach Nichteinhaltung der Frist aus dem 2. Mahnschreiben eine Kostennote beigefügt, die neben dem offenen Rechnungsbetrag die Mahngebühren und die Verzugszinsen auf den offenen Rechnungsbetrag enthält. Hinzu kommt noch die Erstattung der Rechtsanwaltsgebühren. Ferner wird in diesem Schreiben die Androhung eines gerichtlichen Mahnverfahrens ausgesprochen, für den Fall, dass die Zahlungsfrist wiederum nicht eingehalten werden sollte. Die anwaltliche außergerichtliche Mahnung wird in der Regel als Einschreiben versendet und es wird deutlich darauf hingewiesen, dass zusätzliche Kosten entstehen werden, wenn auch die letzte Frist ohne Zahlung verstreichen sollte und ein gerichtliches Mahnverfahren eröffnet werden muss. Die durch das Anwaltsinkasso fällig werdenden Rechtsanwaltsgebühren sowie fällige Gerichtsgebühren werden grundsätzlich, nicht vom im Zahlungsverzug befindliche Kunden, sondern zunächst vom Mahnenden übernommen. Die gegnerische Partei, ein Verfahrensbeteiligter oder die Staatskasse muss im Falle der Kostenerstattung regelmäßig die gesetzliche Vergütung erstatten. Die Ersatzpflicht für Verzugsschäden erstreckt sich auch auf die Rechtsanwaltskosten, wenn der zur Zahlung Verpflichtete bereits vor der Hinzuziehung des Rechtsanwalts in Verzug war.
